Heidenheim an der Brenz (OTS) – Heidenheim an der Brenz (ots)
– Mehr als 90 Prozent nutzen KI-Anwendungen
– Teams in Unternehmen registrieren keinerlei Effizienzgewinne
– Falscher Datenpool kann für Firmen gefährlich werden
– KI-Agenten und KI-Workflows noch völlig unbekannt
Künstliche Intelligenz (KI) hat die Büros in Deutschland erobert
– aber die Arbeit noch kein bisschen effizienter gemacht. Zu diesem
Ergebnis kommt die inzwischen vierte Studie der Büro-Kaizen® GmbH
unter wissenschaftlicher Leitung von Prof. Dr. Daniel Markgraf von
der AKAD Hochschule Stuttgart. Tatsächlich bringt der Einsatz von
Copilot und ChatGPT zwar einzelnen Mitarbeitern in alltäglichen
Aufgaben etwas Erleichterung – im Team ist davon aber noch nichts zu
spüren. Weiterhin halten die Menschen in deutschen Büros ein Drittel
ihrer Arbeitszeit für verschwendet – allein durch sinnlose Meetings
und quälende schriftliche Kommunikation.
Konkret sehen die Zahlen so aus: 94 Prozent der Büroarbeiter
nutzen für ihren Job KI-Anwendungen. 92 Prozent legen ihre Daten in
der Cloud ab oder bereiten das gerade vor, 82 Prozent haben auch ihre
persönliche Ablage in digitaler Form. „Das Thema Digitalisierung ist
durch.“, sagt Patrick Kurz, Geschäftsführer der Büro-Kaizen® GmbH.
Das Problem sei nicht eine Unwilligkeit der Arbeitskräfte, sich auf
Computer und KI einzulassen – es seien vielmehr fehlende digitale
Strukturen, die einen Effizienzgewinn verhinderten. So haben die
Suchzeiten in der digitalen Ablage seit der ersten Befragung 2013 um
76 Prozent zugenommen. Verständlicherweise wünschten sich vier von
fünf Mitarbeitern Unterstützung, um die Digitalisierung besser
meistern und Software intelligenter nutzen zu können.
Wenn der Chatbot das Gehalt des Chefs ausspuckt
Künstliche Intelligenz könne dabei nicht nur nützlich, sondern
regelrecht gefährlich werden, hebt Kurz hervor. „Wenn die Firmendaten
nicht klar strukturiert sind und alle auf alles Zugriff haben, dann
können Auszubildende das Gehalt des Chefs abfragen.“, warnt er. Weil
2 von 3 Firmen keine funktionierenden Ablagespielregeln haben,
herrsche nach wie vor ein großes Chaos, das eine intelligente und
effiziente Nutzung von KI verhindere.
Ein weiteres Problem: Mitarbeiter lassen sich von einer KI lange
Lösungsvorschläge und andere Texte generieren und verschicken diese
dann an Teammitglieder, die sich wiederum zeitintensiv mit den
Inhalten beschäftigen müssen. Die Kommunikation habe aus Sicht der
Befragten an Prägnanz verloren und zu mehr Ineffizienz geführt, sagt
Kurz.
Regeln? Fehlanzeige
Dazu kommen die seit vielen Jahren beobachteten Probleme, an
denen sich fast nichts gebessert hat: Sechs von acht Stunden
verbringen Büromenschen durchschnittlich mit schriftlicher
Kommunikation und in Meetings. Davon empfinden die Befragten die
Hälfte der Zeit als vergeudet. Für Patrick Kurz gibt es hier klare
Systemfehler. „Wir haben herausgefunden, dass immer noch drei von
vier Unternehmen keine funktionierenden Regeln für schriftliche
Kommunikation haben.“. Ein erschreckender Befund sei zudem, dass 39
Prozent der Beschlüsse von Besprechungen nicht umgesetzt werden.
Wie KI zum Booster wird
Wer mit KI produktiver werden will, muss demnach vorher seine
Hausaufgaben machen: Klare Ablagestrukturen mit qualitativ
hochwertigen Daten, effiziente Besprechungen und die systematische
Sicherstellung der Umsetzung. Erst dann könne die Intelligenz aus dem
Rechner zum Booster für ein Team werden, betont Kurz. Andernfalls
nutze man das Potenzial von KI so schlecht wie der Besitzer eines
Sportwagens, der immer nur im ersten Gang fahre. Für die meisten
Mitarbeiter seien etwa KI-Agenten oder KI-Workflows immer noch
unbekannte Anwendungen, obwohl hier – bei richtiger Vorbereitung –
die größten Effizienzgewinne möglich seien, unterstreicht der
Experte.
Das Unternehmen Büro-Kaizen® GmbH führt die AKAD-Studie als
Langzeitprojekt, die früheren Untersuchungen waren 2013, 2018 und
2022. Für die aktuelle Studie wurden 1.250 Frauen und Männer – davon
zwei Drittel Führungskräfte – online befragt.
